Les documents à demander à un candidat locataire

Séparer la candidature et le suivi de la location

Ce guide concerne les pièces exigibles avant l'établissement d'un bail d'habitation dans le parc privé. L'objectif est de vérifier les informations utiles à l'examen de la candidature dans le cadre légal. Les documents de suivi après l'entrée, comme l'assurance locative, ne doivent pas être confondus avec cette liste de sélection.

Préparez une demande adaptée à la situation plutôt qu'une liste cumulant toutes les pièces possibles. Un étudiant, un retraité et un salarié n'ont pas les mêmes justificatifs. L'absence de fiche de paie n'autorise pas à demander un document absent de la liste réglementaire.

Les pièces du candidat locataire

Pour l'identité, la liste comprend notamment la carte nationale d'identité, le passeport ou le permis de conduire français ou étrangers, ainsi qu'un document justifiant le droit au séjour dans les conditions du décret. N'exigez pas simultanément plusieurs pièces d'identité par habitude.

Pour le domicile, choisissez une option autorisée : les trois dernières quittances ou, à défaut, l'attestation du précédent bailleur prévue par le décret ; une attestation d'hébergement ; une attestation d'élection de domicile ; ou le dernier avis de taxe foncière, à défaut le titre de propriété de la résidence principale. Les trois quittances forment ici l'une des options, pas trois catégories distinctes à compléter par toutes les autres.

Pour l'activité, sont notamment possibles un contrat de travail ou de stage, à défaut une attestation d'employeur précisant les éléments prévus, une carte d'étudiant ou un certificat de scolarité de l'année en cours. Pour une activité indépendante, le décret distingue les pièces adaptées : extrait K ou K bis, immatriculation au Registre national des entreprises pour l'artisanat, identification Insee, carte professionnelle ou autre pièce récente selon la profession.

Adapter la demande de ressources

Les pièces autorisées comprennent notamment les trois derniers bulletins de salaire, le dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition, les justificatifs de pensions ou prestations, les indemnités de stage et l'avis d'attribution de bourse. Pour les non-salariés, les deux derniers bilans ou, à défaut, l'attestation de ressources de l'exercice en cours délivrée par un comptable sont prévus.

Le décret permet aussi les justificatifs de revenus fonciers ou de capitaux, certains documents de propriété et les simulations d'aide au logement prévues. En présence de revenus imposés à l'étranger, il prévoit des documents fiscaux équivalents. Consultez l'annexe I pour la formulation et les conditions exactes de chaque option.

Exemple : un étudiant hébergé chez ses parents peut présenter une pièce d'identité, une attestation d'hébergement, son certificat de scolarité et les justificatifs de ressources adaptés, comme une bourse. Ne lui demandez pas des quittances qu'il ne peut pas avoir s'il utilise une autre option de domicile autorisée.

Les documents de la caution ne sont pas identiques

Pour une caution personne physique, l'annexe II prévoit une pièce d'identité autorisée et un justificatif de domicile parmi sa propre liste. Cette dernière inclut notamment la dernière quittance, une facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois, une attestation d'assurance logement de moins de trois mois, ou un justificatif de propriété prévu par le texte.

Une facture d'énergie admise pour la caution n'est donc pas automatiquement une pièce de domicile exigible du candidat. Les documents d'activité et de ressources doivent également être sélectionnés dans l'annexe correspondante. Pour les ressources fiscales de la caution, le texte vise le dernier avis, tandis que la liste du candidat permet le dernier ou l'avant-dernier.

Pour une caution personne morale, le décret prévoit les justificatifs de son existence légale et de l'identité de son représentant. Une garantie délivrée par un organisme doit être examinée selon son dispositif. Le guide du garant en location explique ensuite l'engagement : les pièces justificatives ne remplacent pas l'acte signé.

Écarter les demandes non autorisées

N'exigez pas de relevés de compte bancaire, de dossier médical ou d'extrait de casier judiciaire pour sélectionner un candidat : ces documents ne figurent pas dans la liste. Une demande supplémentaire ne devient pas licite parce qu'elle est présentée comme une condition de priorité.

L'article 22-2 prévoit une amende administrative pouvant atteindre 3 000 euros pour une personne physique et 15 000 euros pour une personne morale en cas de manquement. Il interdit aussi d'imposer la cosignature d'un ascendant ou descendant du candidat. Ne présentez pas la signature obligatoire d'un parent comme une formalité systématique.

Vérifier les pièces sans accumuler les données

Les copies sont possibles ; les originaux doivent pouvoir être présentés à la demande du bailleur. Le décret prévoit des documents rédigés ou traduits en français et des montants convertis en euros. Vérifiez la cohérence des noms, des périodes et de l'activité avec le candidat, sans considérer qu'une incohérence est à elle seule une fraude établie.

Comme méthode d'organisation, utilisez une liste de suivi avec la catégorie, la pièce reçue et le point restant à clarifier. Évitez les duplications dans plusieurs messageries et limitez les accès aux personnes qui examinent le dossier. Ne réutilisez pas les documents à d'autres fins.

Après le choix du locataire, distinguez le dossier de candidature des documents de la location signée. Locallo permet d'organiser le dossier et l'espace locataire ; la préparation du bail de location constitue l'étape suivante.